Historia terminu ‘agencja’ sięga XIX wieku, kiedy to Volney B. Palmer otworzył pierwszą agencję w USA.
Nazywał swoją działalność "agentem" i działał w zasadzie jako agencja mediowa, kupując hurtowo miejsce na reklamy prasowe i sprzedając je klientom z zyskiem.
Od Złotej Ery reklamy w latach 60., agencje marketingowe przeszły długą drogę.
Źródło obrazu: NCLAC
Dostosowali się i ewoluowali przez boom internetowy w latach 90., boom technologii mobilnych w latach 2000., zakłócenia spowodowane przez pandemię w 2020 roku oraz obecny boom na sztuczną inteligencję w 2023 roku.
Uwaga: zapoznaj się z naszym świetnym artykułem na temat tego, jak najlepsze agencje cyfrowe korzystają z AI w optymalizacji procesów biznesowych.
Jedną z rzeczy, która pozostała niezmienna przez dziesięciolecia, jest potrzeba organizowania przez agencje swoich zespołów w określone struktury w celu zaspokojenia wymagań klientów. Struktura agencji marketingowej odnosi się do sposobu organizacji pracowników i zespołów w twojej organizacji.
Tutaj, w SEOptimer, rozmawiamy z naszymi klientami-agencjami cały czas i fascynuje nas, jak różne agencje organizują się w różnorodne struktury pracy.
W ramach tego artykułu przeprowadziliśmy ankietę wśród kilku wiodących agencji cyfrowych, aby poznać struktury, które wprowadzili, aby zapewnić jak najwyższą efektywność pracy swoich zespołów.
Chcielibyśmy podziękować następującym współpracownikom za podzielenie się spostrzeżeniami na temat struktur agencji marketingowych, które wprowadzili w swoich organizacjach:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Kanada
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Stany Zjednoczone
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Wielka Brytania
- Daniel Samples @ Nurdit, Stany Zjednoczone
- Holly Rollins @ 10x Digital, Stany Zjednoczone
Ogólnie rzecz biorąc, większość właścicieli firm nie przywiązuje zbyt dużej wagi do struktury swojej firmy. Ale dla właścicieli agencji jest to naprawdę bardzo ważny element ich działalności. Powodem jest to, że większość właścicieli agencji ma do czynienia z dużą ilością dostaw, w związku z tym, często są pod dużą presją i stresem.
Wprowadzając strukturę agencji, założyciele agencji mogą zaprojektować swoje firmy tak, aby działały jak najbardziej efektywnie i ostatecznie, aby zwiększyć ich skalę i zarabiać więcej pieniędzy.
Typowe Struktury Agencji Marketingowych
Tradycyjna struktura agencji marketingowej
Tradycyjna struktura agencji marketingowej to podejście, które wytrzymało próbę czasu. Duże agencje reklamowe wykorzystywały ten model, aby pomóc im zarządzać zespołami i scentralizować władzę, tworząc przepływ raportowania w górę.
Wszystkie specjalizacje (SEO, marketing w mediach społecznościowych, projektowanie stron internetowych itp.) oraz operacje biznesowe (księgowość, zasoby ludzkie itp.) są zgrupowane w indywidualne zespoły.
Struktura agencji marketingowej będzie więc skutkować podziałem na różne zespoły w zależności od ich specjalizacji. Na przykład zespołu SEO będzie składał się z dyrektora SEO, starszego specjalisty SEO, młodszego specjalisty SEO itd.
Podobnie, zespół mediów społecznościowych będzie składał się z szefa marketingu w mediach społecznościowych, starszego kupca mediowego, młodszych menedżerów mediów społecznościowych itp.
Każdy zespół lub dział jest zarządzany przez kierownika działu (np. dyrektora ds. SEO), który raportuje do dyrektora generalnego lub innego wykonawcy, takiego jak Dyrektor Operacyjny (COO).
Struktura Agencji Marketingowej Pod
Jak sugeruje nazwa, struktura agencji marketingowej typu pod dzieli organizację na zespoły, czyli „pody”, w oparciu o poszczególne projekty.
Skutkuje to utworzeniem zespołów składających się z lidera projektu lub stratega, a następnie różnych osób z różnych specjalizacji, które mogą świadczyć usługi.
Zespół w agencji marketingowej korzystający z tej struktury może składać się z następujących członków:
- Kierownik projektu lub menedżer ds. kont
- Specjalista ds. SEO
- Specjalista ds. PPC
- Specjalista ds. marketingu w mediach społecznościowych
- Grafik
- Copywriter
Więc będziesz mieć jeden "pod" obsługujący wszystkich Twoich klientów restauracyjnych, inny obsługujący wszystkich Twoich klientów e-commerce, i tak dalej.
W strukturze agencji marketingowej typu pod, menedżer projektu raportuje do dyrektora generalnego, szefa obsługi klienta itp.
Ponadto operacje zaplecza takie jak finanse i zasoby ludzkie są podzielone na własne, odpowiednie sekcje.
Struktura Agencji Marketingowej Matrix
Struktura agencji marketingowej matrix jest prawie jak tradycyjna struktura, jednak pozwala na elastyczność tworzenia zespołów międzydziałowych, podobnie jak w systemie marketingowym pod.
Możesz tak naprawdę myśleć o strukturze agencji marketingowej matrix jako o hybrydzie pomiędzy tradycyjną strukturą a strukturą agencji typu pod.
W strukturze agencji marketingowej matrix, zespoły są grupowane według działów lub podziałów (SEO, PPC, email marketing itp.), jednak mają one możliwość tworzenia międzydziałowych zespołów dla indywidualnych projektów.
Nie ma jednej, uniwersalnej struktury agencji marketingowej.
Struktura, którą wybierzesz, ostatecznie będzie zależała od wielkości twojej agencji, jak również od liczby klientów, których obsługujesz, ale więcej na ten temat później.
Również pamiętaj, że struktura agencji marketingowej nie jest stała, zawsze możesz mieszać i zmieniać swoją strukturę, aby znaleźć najlepszą dla twojej konkretnej agencji.
Struktura Agencji Marketingu vs Schemat Organizacyjny Agencji
Mogłeś już słyszeć o terminologii „agency org chart” wcześniej.
Ale co to za różnica między strukturą twojej agencji marketingowej a schematem organizacyjnym agencji?
Cóż, po prostu, schemat organizacyjny agencji to tylko wizualna reprezentacja struktury agencji marketingowej. Schemat organizacyjny agencji pokazuje różne role i obowiązki w agencji, jak również przepływ raportowania.
Dlaczego myślenie o strukturze Twojej agencji marketingowej jest ważne?
Wybór najlepszej struktury agencji marketingowej wymaga starannego rozważenia. Z tym powiedzianym, istnieje kilka powodów, dla których musisz dobrze przemyśleć i rozważyć najlepszą opcję dla twojej agencji:
Niezbędne do skalowania
Najważniejszym powodem wdrożenia struktury agencji marketingowej jest to, że zwiększa to ogólną produktywność.
Struktura agencji marketingowej usprawnia procesy i operacje w twojej agencji. W rezultacie praca jest wykonywana szybciej i bardziej efektywnie.
Agencja, która jest w stanie pracować efektywnie, jest w stanie skalować swoje operacje poprzez po prostu replikowanie tego, co już działa.
Usuwa Zamieszanie
Kiedy w agencji marketingowej istnieje jasno określona struktura, wszyscy pracownicy będą dokładnie wiedzieć, do kogo mają się zwracać i jakie są ich role oraz obowiązki.
Źródło obrazu: Runn
Ułatwia śledzenie postępów
W agencji cyfrowej dzieje się wiele różnych procesów i rzeczy, począwszy od obsługi klienta, po dostarczanie usług.
Struktura agencji marketingowej ułatwia menedżerom i liderom projektów pozostanie na bieżąco z pracami, które są dla nich istotne, bez obciążania ich niepotrzebnymi informacjami.
Struktury agencji marketingowych w świecie zdalnym
Wraz ze wzrostem zapotrzebowania na prace zdalne i korzyściami płynącymi z posiadania zdalnych zespołów, niemal wszystkie agencje marketingowe musiały wdrożyć zdalne procedury operacyjne i struktury, aby zapewnić, że działania pozostaną efektywne.
Faktycznie, praca zdalna jest tutaj, aby pozostać. Badania pokazują, że do roku 2025, 36,2 miliona Amerykanów będzie pracować zdalnie. To wzrost o 16,8 miliona w porównaniu do okresu przed pandemią.
Zarządzanie zespołem zdalnym ma swoje wyzwania. W związku z tym, wybór efektywnej struktury agencji marketingowej dla Twojej zdalnej agencji jest niezwykle ważny.
Zapytaliśmy założycieli i kierowników agencji o następujące dwie kwestie, aby zrozumieć struktury ich agencji:
- Jaką strukturę agencji marketingowej stosujesz w swojej agencji?
- Jak zapewniacie, że praca jest wykonywana podczas zarządzania zespołem zdalnym?
Udane agencje opowiadają o strukturze, która dla nich działa
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle jest dyrektorem generalnym (CEO) firmy WebMarketers, 40-osobowej agencji cyfrowej z siedzibą w Kanadzie, składającej się zarówno z pracowników biurowych, jak i zdalnych.
Zauważa, że skuteczne skalowanie agencji wymaga skupienia się na wysokich wskaźnikach utrzymania klientów, aby uniknąć sytuacji, w której nowe sprzedaże równoważą utratę klientów i napotkanie bariery wzrostu.
„W cyfrowej przestrzeni, która jest obecnie znacznie bardziej złożona, firmy coraz częściej polegają na multidyscyplinarnych zespołach do zarządzania swoimi działaniami marketingowymi.
Utrzymanie KPI na dużą skalę wymaga od właścicieli agencji inwestowania w doświadczonych menedżerów średniego szczebla, ponieważ właściciel nie może już prowadzić kampanii i relacji ze wszystkimi klientami.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"Nasz zespół w SevenAtoms jest zorganizowany na podstawie konkretnych obszarów ekspertyzy i funkcji.
Każdy członek posiada zestaw umiejętności uzupełniających, który przyczynia się do ogólnej skuteczności zespołu.
Priorytetem dla nas jest współpraca i elastyczność, dlatego działamy w płaskiej strukturze z mniejszą liczbą szczebli zarządzania. Pozwala nam to na bardziej efektywną współpracę i adaptację do zmieniających się potrzeb i priorytetów."
Aby w pełni wykorzystać kulturę pracy zdalnej, firmy muszą stworzyć wirtualne środowisko biurowe, które jak najwierniej naśladuje doświadczenia z pracy stacjonarnej.
To obejmuje ustalanie jasnych oczekiwań w zakresie komunikacji oraz definiowanie kanałów dla szybszych czasów odpowiedzi.
Na przykład, komunikatory internetowe mogą być używane do pilnych zapytań, wideorozmowy do spotkań, a narzędzia takie jak Wrike czy Slack do zarządzania projektami. Co więcej, kluczowe jest ustalenie dobrze zdefiniowanego przepływu pracy, który wyjaśnia zadania i czynności, umożliwiając członkom zespołu zrozumienie oczekiwań i terminów.
Wdrażając te strategie, agencje mogą czerpać korzyści z zespołów rozproszonych, jednocześnie utrzymując produktywność i zapewniając sukces swojej zdalnej siły roboczej.
Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting
"Nasz zespół jest podzielony na pięć grup, z których każda ma swoje unikalne obowiązki."
Paul zauważa, że ich zespół zarządzający nadzoruje stronę biznesową rzeczy i zapewnia, że wszystko funkcjonuje płynnie. Pracują ściśle z innymi zespołami, aby zapewnić klientom najwyższą jakość usług.
Zespół sprzedażowy jest zaangażowany w pozyskiwanie nowych klientów, wykorzystując strategie marketingu przychodzącego. Gdy zidentyfikują potencjalnego klienta, współpracują z naszymi ekspertami ds. obsługi, aby stworzyć ofertę dostosowaną do ich potrzeb.
Po dokonaniu sprzedaży, zespół wprowadzający przejmuje kontrolę, upewniając się, że mają dostęp do wszystkich niezbędnych kanałów reklamowych, usług i stron internetowych klienta. Jeśli którykolwiek z tych zasobów jest brakujący, zespół wprowadzający stworzy je dla klienta.
"Nasi eksperci od usług są wysoko wyspecjalizowani w swoich odpowiednich dziedzinach i pracują zarówno jako menedżerowie kont, jak i dostawcy usług. Jeśli klient zamówi wiele usług, nasz główny ekspert od usług deleguje zadania do wyspecjalizowanych ekspertów od usług, którzy są dobrze przygotowani do ich obsługi."
Wszelkie zadania wymagające dodatkowego wsparcia są delegowane do młodszych asystentów, którzy są wykwalifikowani i chętni do pomocy w projektowaniu, kodowaniu, pisaniu itp.
Ogólnie rzecz biorąc, korzyści płynące z naszej struktury zespołu przeważają nad ryzykiem, pozwalając nam świadczyć usługi wysokiej jakości."
Aby naprawdę zoptymalizować wydajność i skuteczność zdalnego zespołu, agencje powinny stosować różnorodne narzędzia i strategie.
Regularnie zaplanowane spotkania kontrolne i zebrania służą jako dynamiczna platforma do dyskutowania postępów, identyfikowania i rozwiązywania problemów oraz, co najważniejsze, zapewnienia spójności na wszystkich szczeblach.
Ponadto agencje powinny wykorzystać moc oprogramowania do zarządzania projektami, aby bezproblemowo śledzić terminy i delegować zadania, jednocześnie tworząc środowisko pracy wspierające współpracę, które umożliwia członkom zespołu łatwą komunikację przez cały dzień pracy.
"W D Studio Consulting przykładamy dużą wagę do ustalania jasno określonych oczekiwań i realistycznych terminów dla każdego projektu, zapewniając, że nasi członkowie zespołu są wyposażeni w niezbędne zasoby i wsparcie niezbędne do pełnego zrealizowania ich celów."
Ostatni, ale z pewnością nie mniej ważny, priorytet to zaufanie i komunikacja jako integralne składniki etosu organizacyjnego, cementujące fundament silnych relacji z każdym członkiem zespołu, nawet w kontekście pracy zdalnej.
Daniel Samples - Nurdit
"Jako agencja Amazon PPC, stosujemy hybrydową strukturę, która łączy elementy struktury funkcjonalnej i podziałowej, aby maksymalizować efektywność i produktywność.
Priorytetem dla nas jest komunikacja i współpraca, dlatego korzystamy z różnych kanałów komunikacyjnych takich jak email, telefon oraz wideokonferencje. Regularne odprawy i spotkania są kluczowe, aby zapewnić, że wszyscy są na bieżąco oraz aby szybko rozwiązywać wszelkie problemy czy wątpliwości.
Korzystamy z narzędzi do zarządzania projektami takich jak Trello, Asana i Monday.com, aby usprawnić nasz przepływ pracy oraz zapewnić przejrzystość i odpowiedzialność."
Daniel również promuje zdrową równowagę między pracą a życiem prywatnym, zachęcając swoich członków zespołu do robienia przerw, dbania o siebie i odłączania się od pracy poza godzinami pracy.
"Nasza innowacyjna struktura agencji marketingowej oraz skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem pozwalają nam świadczyć wyjątkowe usługi dla naszych klientów.
Przypisujemy funkcjonalne grupy do konkretnych kont klientów, co pozwala na dostosowane usługi i spersonalizowaną uwagę. Priorytetem dla nas jest dobrostan naszego zespołu, co pozwala nam kultywować pozytywną kulturę pracy, która promuje produktywność, kreatywność i satysfakcję."
Holly Rollins - 10x Digital
"W 10x Digital, korzystamy z połączenia struktur funkcjonalnych i płaskich."
W strukturze funkcjonalnej agencja jest zorganizowana w różne działy na podstawie funkcji, które wykonują, takie jak SEO, PPC, PR i media społecznościowe. Każdy dział posiada własnych członków zespołu, którzy specjalizują się w swoich odpowiednich obszarach ekspertyzy.
Ta struktura dobrze sprawdza się w środowisku zdalnym, ponieważ każdy zespół może pracować niezależnie i współpracować wirtualnie w razie potrzeby.
W płaskiej strukturze jest niewiele poziomów zarządzania, a członkowie zespołu mają wysoki stopień odpowiedzialności. Ta struktura dobrze sprawdza się w środowisku zdalnym, ponieważ pozwala na większą elastyczność i zwinność w reagowaniu na potrzeby klientów.
Każdy klient ma Menedżera Projektu, który nadzoruje miesięczny abonament, ustala spotkania, tworzy zadania dla innych członków zespołu i raportuje do wyższego zarządu.
Holly również zauważa, że mają cotygodniowe spotkanie produkcyjne, aby przeglądać każdego klienta i dostarczać aktualizacje statusu. Zespoły w 10x Digital korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami takiego jak Trello, Basecamp i Workzone, aby organizować projekty i przydzielać zadania różnym członkom zespołu.
Jak zbudować strukturę Twojej Agencji Marketingu
Jak wspomniano wcześniej, istnieją dwa główne czynniki, które mogą mieć wpływ na strukturę agencji marketingowej, która jest najlepsza dla Twojej organizacji.
Oferowane Usługi
Usługi, które oferujesz w swojej agencji cyfrowej, będą miały największy wpływ na strukturę twojej agencji.
Źródło obrazu: Munro Agency
Agencja specjalizująca się w SEO będzie miała znacznie inną strukturę niż duża międzynarodowa agencja oferująca wiele usług marketingowych.
Na przykład, jeśli twoja agencja oferuje tylko specjalistyczne usługi takie jak SEO dla lokalnych firm, wtedy najlepiej może być zastosowanie struktury agencji marketingowej typu pod, gdzie masz różne zespoły do różnych projektów.
Więc będziesz mieć zespół dedykowany obsłudze wszystkich twoich klientów z branży hydraulicznej, inny zespół do obsługi klientów z sektora opieki zdrowotnej itd.
Agencja oferująca wiele usług takich jak SEO, media społecznościowe, marketing treści itp., prawdopodobnie będzie korzystać z tradycyjnej struktury agencji marketingowej. W praktyce będziesz mieć zespół dedykowany do prowadzenia SEO dla wszystkich twoich klientów oraz oddzielny zespół zarządzający mediami społecznościowymi dla wszystkich twoich klientów.
Rozmiar Twojej Agencji
Im większa Twoja agencja, tym bardziej skomplikowana stanie się Twoja struktura.
Agencja składająca się z kilku pracowników, freelancerów lub kontrahentów prawdopodobnie będzie wymagać znacznie więcej raportowania i nadzoru zarządczego niż mniejsza agencja.
W związku z tym, mniejsze agencje zwykle stosują strukturę agencji typu "pod", podczas gdy większe agencje często używają tradycyjnej struktury lub struktury macierzowej.
Podsumowanie
Wprowadzenie struktury agencji marketingowej jest koniecznością, jeśli chcesz zwiększyć efektywność i produktywność w swojej agencji.
Jeśli nie zdefiniowałeś wyraźnie, jaka jest twoja struktura, lub jeśli dopiero zaczynasz własną agencję, upewnij się, że wybierzesz strukturę agencji rynkowej, która najlepiej pasuje do unikalnych potrzeb twojej organizacji.
Czy twoja agencja wdrożyła strukturę agencji marketingowej, o której nie wspomnieliśmy w tym artykule? Jeśli tak, chcielibyśmy wiedzieć, jaki jest wasz model. Napisz do nas na @seoptimer.
